COSTOS

Costo es todo aquel esfuerzo económico que se lleva a cabo para realizar los objetivos planteados.

Todo negocio, consiste básicamente en satisfacer necesidades y deseos del cliente vendiéndole un producto o servicio por más dinero de lo que cuesta fabricarlo.

La ventaja que se obtiene con el precio, se utiliza para cubrir los costos y para obtener una utilidad.

Entonces por esto es muy importante que la parte de la gestión de costos se maneje de manera adecuada en cualquier organización ya que este análisis proporcionara la información adecuada respecto a la empresa, si está o no funcionando como debe ser. Por medio de los costos podemos aclarar cualquier inconveniente por ejemplo podemos detectar no sólo que pasó, sino también dónde, cuándo, en qué medida, cómo y porqué pasó, esto nos ayuda a corregir los desvíos del pasado y preparar una mejor administración del futuro.

La gestión de los costos sirven para muchas cosas como les decía anteriormente, entre ellas están:

* Sirve de base para calcular el precio adecuado de los productos y servicios.

* Localiza puntos débiles de una empresa.

* Permite comparar los costos entre los sectores de la empresa, entre las empresas y entre los periodos

* Guiar las decisiones de inversión.

* Negociar con los clientes el precio, las características del producto, la calidad, las condiciones de entrega y el servicio a satisfacer, entre otras.

TIPOS DE COSTOS

Los cálculos tienen características comunes, por eso se clasifican en distintos grupos dependiendo a la función que cumplen, los cuales son:

1.Según la función que cumplen:

* COSTO DE PRODUCCIÓN:

Son los que permiten obtener determinados bienes a partir de otros, mediante el empleo de un proceso de transformación. Por ejemplo: Costos de los servicios públicos, costo de la materia prima y materiales que intervienen en el proceso productivo, Costo de envases y embalajes.

* COSTO DE COMERCIALIZACIÓN:

Es el costo que posibilita el proceso de venta de los bienes o servicios a los clientes. Por ejemplo: Comisiones sobre ventas, Fletes, hasta el lugar de destino de la mercadería, Promoción y Publicidad, Sueldos y cargas sociales del personal del área comercial.

* COSTO DE ADMINISTRACIÓN:

Son aquellos costos necesarios para la gestión del negocio. Por ejemplo: Honorarios pagados por servicios profesionales, Alquiler de oficina,Papelería e insumos propios de la administración.

* COSTO DE FINANCIACIÓN:

Es el correspondiente a la obtención de fondos aplicados al negocio. Por ejemplo: Comisiones y otros gastos bancarios, Impuestos derivados de las transacciones financieras.

2. Según su grado de variabilidad

* COSTOS FIJO:

Son aquellos costos cuyo importe permanece constante, independiente del nivel de actividad de la empresa. Por ejemplo, alquileres, seguros, impuestos fijos, etc.

* COSTOS VARIABLES:

Son aquellos costos que varían en forma proporcional, de acuerdo al nivel de producción o actividad de la empresa. Por ejemplo, mano de obra directa, materia prima directa, impuestos específicos, comisiones sobre las ventas.

3. Según su asignación

* COSTOS DIRECTOS:

Son aquellos costos que se asigna directamente a una unidad de producción. Por lo general se asimilan a los costos variables.

* COSTOS INDIRECTOS:

Son aquellos que no se pueden asignar directamente a un producto o servicio, sino que se distribuyen entre las diversas unidades productivas mediante algún criterio de reparto. En la mayoría de los casos los costos indirectos son costos fijos.

4. Según su comportamiento

* COSTO VARIABLE UNITARIO:

Es el costo que se asigna directamente a cada unidad de producto. Comprende la unidad de cada materia prima o materiales utilizados para fabricar una unidad de producto terminado, así como la unidad de mano de obra directa, la unidad de envases y embalajes, la unidad de comisión por ventas, etc.

* COSTO VARIABLE TOTAL:

Es el costo que resulta de multiplicar el costo variable unitario por la cantidad de productos fabricados o servicios vendidos en un período determinado; sea éste mensual, anual o cualquier otra periodicidad.

* COSTO FIJO TOTAL:

Es el costo que resulta de multiplicar el costo variable unitario por la cantidad de productos fabricados o servicios vendidos en un período determinado; sea éste mensual, anual o cualquier otra periodicidad.

* COSTO FIJO UNITARIO:

Es el costo fijo total dividido por la cantidad de productos fabricados o servicios brindados.

* COSTO TOTAL:

Es la suma del Costo Variable más el Costo Fijo o en Valores Unitarios o en Valores Totales

MERCHANDISING

Es el conjunto de actividades destinadas a realzar las ventas de un producto en su lugar de venta; sus objetivos principales son acercar el producto al consumidor, incrementar ventas en el postventa, reforzar la participación de varias marcas y darle más publicidad a los productos.

Emplear el Merchandising en los procesos de venta es muy importante porque este ofrece una conexión directa entre la visibilidad y la compra del producto; no se necesitará de intermediario para vender el producto y todo se resolverá por medio de la exhibición; sin Merchandising las ventas se harían mas difíciles.

El Merchandising ofrece beneficios para todas las personas que lo utilizan, por ejemplo, para el fabricante le ayuda a consolidar su marca en el consumidor, transmite la imagen calidad y garantía, cautiva nuevos clientes y lo diferencia de otras marcas. Para el personal de ventas les reduce el grado de devoluciones, disminuye el tiempo para el inventario, facilita la ubicación de productos. Para el comerciante , le ayuda a racionalizar el surtido en el stand, da imagen de organización y belleza al stand, mayor rentabilidad por metro cuadrado, facilita la decisión de compra, ayuda a reducir bodega para que toda la mercancía se vuelva activa y para el consumidor final ofrece beneficios como el ambiente atractivo rápido y fácil, facilidad para encontrar productos, permite conocer productos desconocidos.

Para emplearlo bien hay que tener énfasis en las P del mercado, las cuales son el producto, el precio, la plaza y la promoción.

En cuanto al producto, debe ser tangible, que satisfaga las necesidades del consumidor,, que tenga una buena ubicación, que tenga un empaque apropiado y que la marca sea visible.

El precio debe situarse en la parte superior derecha del empaque ya que en esta parte es mas visible, debe especificarse el precio por unidad y el precio por gramos, además en el stand se debe encontrar toda la especificación en cuanto al producto exhibido.

Respecto a la plaza que es la sala de ventas hay que tener mucho en cuenta la ubicación del lugar, que sea donde halla transito constante de personas, debe ser un lugar agradable, deben brindar comodidad en todos los sentidos, que el lugar de ventas sea amplio, que tenga colores suaves ya que estos reflejan armonía, se debe acompañar de música suave para acomodar el ambiente.

Y la promoción se deberá exhibir por medios de carteles, vallas, todo tipo de material publicitario para así resaltar las marcas que se quieran o alguna en especial especificando en el material los tipos de productos en promoción los precios, etc.

FUNDAMENTOS DE LA EXHIBICIÓN

Para que un producto sea destacado debe colocar de primero en el entrepaño o se debe colocar al lado de uno reconocido ya que la gente busca son las marcas reconocidas y al ver una nueva marca puede optar por seleccionarla si satisface las necesidades; la marca líder siempre se debe colocar al lado de un producto que sea caro para que el cliente no piense en mirar al lado del producto porque se encontrara con altos precios, que el producto este a la vista de todos los consumidores, otorgar espacio a un producto dependiendo a las ventas que este realice y siempre tener el producto acompañado de material publicitario para llamar a los clientes.

La exhibición puede ser de forma vertical, en bloque u horizontal; vertical cuando el producto está exhibido en mínimo 4 entrepaños mostrando sus 4 caras; en bloque cuando se ocupan 2 o 3 entrepaños para exhibir el producto y la horizontal cuando el producto está exhibido solo en 1 entrepaño.

EL VALOR EN LOS DIFERENTES NIVELES

En los stand se manejan 3 niveles los cuales se conforman de la siguiente manera:

*NIVEL 1: Todos aquellos productos que están ubicados a la altura del piso, estos serán los de menos ventas debido a que el cliente busca productos que sean visibles, mientras el productos este ubicado en la sección de abajo así serán sus ventas.

*NIVEL 2: Todos aquellos productos ubicado a la altura de las manos o de la cintura del cliente, estos productos tendrán unas ventas aceptables ya que están al alcance de los clientes.

*NIVEL 3: Todos aquellos productos ubicados a la altura de los ojos de los clientes, estos son los que más ventas presentan debido a que el usuario los ve inmediatamente y son de fácil acceso.

Ya para terminar les puedo decir que el Merchandising cuando es empleado en forma correcta da buenos resultados lo cual le garantizará las ventas de sus productos y la satisfacción de sus clientes.

DISTRIBUCIÓN FÍSICA INTERNACIONAL(DFI)

La DFI es todo aquel proceso de logística que se le hace a un producto desde que sale de su lugar de origen hasta que llegue a su lugar de destino, la finalidad en todo sentido es de reducir los costos, los tiempos y los riesgos del producto para que llegue bien a su destino. Para realizar un buen proceso de DFI hay que tener en cuenta 5 aspectos de suma importancia, los cuales son:

1. ANÁLISIS DE LA CARGA: Hay que mirar todos los aspectos de la mercancía que se va a transportar, lo que tiene que ver con la naturaleza de este, como por ejemplo si el producto es frágil, perecedero, peligroso, la cantidad que se va a transportar, etc. Para que a la hora del transporte no ocurran accidentes que puedan perjudicar al producto.

2. PREPARACIÓN DE EMPAQUE Y EMBALAJE: El empaque es todo elemento fabricado con materiales de cualquier naturaleza que se utilice para contener, proteger, manipular, distribuir y presentar un producto (desde insumos y materias primas hasta artículos terminados), en cualquier fase de la cadena de distribución física. El empaque también es conocido bajo el término envase, por lo que la utilización de cualquiera de estos dos conceptos es válida.

Respecto al embalaje, se entiende como cualquier medio material destinado a proteger y consolidar una mercadería para su expedición (manipuleo, carga y descarga, transporte interno e internacional, entre otros), o su conservación en depósitos o almacenes.

Entonces sabiendo ya la descripción del producto, sus especificaciones, se procederá a buscar la mejor opción en cuanto a empaque y a embalaje para mantener al producto en buenas condiciones.

3. SELECCIÓN DE TRANSPORTE: Saber seleccionar el mejor tipo de transporte para movilizar la mercadería es muy importante porque de esto dependerá la duración de llegada del producto al destino y también el precio final de este. Hay tres tipos de transporte que son:

* Trasporte terrestre

* Trasporte aéreo

* Trasporte marítimo.

Los cuales pueden clasificarse en transporte unimodal, bimodal o multimodal, dependiendo a la cantidad de tipos de transporte que se utilizarán para movilizar la mercancía hasta su destino.

4. COSTOS: Esta parte es muy importante, porque aquí se debe hacer uso de las normas INCOTERMS para fijar las responsabilidades del vendedor y el comprador, para que no halla inconveniente a la hora de pagar los costos que se necesitan cubrir para colocar la mercancía en el lugar acordado; muchas veces, la mayoría de los costos van por cuenta del vendedor, pero hay casos en los cuales el vendedor no gasta nada a la hora de hacer el transporte de este, pero es dependiendo al termino INCOTERMS empleado para hacer la negociación.

5.DOCUMENTACIÓN: La documentación necesaria para hacer el transporte del producto tendrá en ocasiones que ser presentada por ambas partes, a veces solo por el vendedor, entre los documentos que hay que presentar y diligenciar a la hora de llevar a cabo esta actividad son:

El documento de embarque, la lista de empaque, y la documentación que se deberán presentar ante las aduanas para hacer la verificación de la mercancía que se lleva.

PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA

Para estar conformado como empresa se deben seguir unos parámetros ante varias entidades que son las que regulan esto, los pasos que deben seguir son:

1. ELABORAR UNA MINUTA DE LA CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA: Es el borrador de escritura publica de constitución, en la cuál se especifica el tipo de sociedad que se formará, los socios con sus respectivas cédulas, nacionalidad, domicilio y aporte. A demás, la razón social de la empresa, su objeto social, domicilio, nombre del representante legal, conformación de la junta de socios, el capital social, funciones de la junta de socios, la reserva legal y el tiempo de duración de la sociedad y causales de la disolución.

2. ANTE CAMARA DE COMERCIO: Estando aquí se deben realizar varias diligencias como lo son:Verificar la disponibilidad del Nombre.Diligenciar el formulario de Registro y Matricula. Pagar el Valor de Registro y Matricula. El formulario de inscripcion se adquiere en la camará de comercio por una valor de $3.000 para personas jurídicas.

3. ANTE LA NOTARIA: se deberá diligenciar la Escritura Pública(Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio en el momento del Registro), es un documento escrito que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidos ante el notario en este documento se debe ser lo más especifico posible otorgando toda la información respecto a la empresa a formar.

4.ANTE LA DIAN: Inscribirse el RUT (Registro Único Tributario) y luego la Obtención del NIT (Numero de Identificación Tributaria).La diligencia de inscripción debe ser registrada por el representante legal con el original de la cédula y una autorización autentica en notaría.

5. ANTE LA ALCALDÍA: Obtener el Registro de industria y comercio, en el formulario de declaración de industria y comercio se relacionarán los ingresos netos gravables a los cuales se le aplicará la tarifa de acuerdo a la actividad económica, para obtenerlo se debe anexar el certificado de existencia y representación legal y la fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

Luego obtener la certificación del suelo que es expedido con base a una solicitud que hace el contribuyente donde relaciona una visita, el número del NIT, dirección, representante legal, con base a la solicitud se paga un impuesto en la caja general de la tesorería distrital de $13.700; después el pago se efectúa una visita al establecimiento y luego de esto se expide el certificado del uso del suelo.

6. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL: Es un documento expedido por la cámara de comercio que certifica la existencia del negocio. Este certificado debe ser renovado cada 3 meses y en algunos casos hasta en 60 días, el costo por primera vez de este documento es de $1.600; se debe especificar tipo de sociedad, razón social, domicilio principal, objeto social, duración de la sociedad, capital y aportes, nombre de los socios, administración, gerente y matricula de registro mercantil.

7. APORTES PARA FISCALES: Toda empresa que se constituya por primera vez debe afiliarse a una caja de compensación familiar, se requiere para su diligenciamiento de un certificado de existencia y representación legal y de la última nómina mensual detallada y firmada por los trabajadores, de aquí se encargan de liquidar al SENA, al ICBF.

8. AFILIACIÓN A LA EPS: Para afiliarse a cualquier EPS y afiliar la salud de los empleado s deberá llenar un formulario de inscripción patronal, en la cuál se especificara todo respecto a la empresa. A los trabajadores se les descontará de su sueldo, en forma mensual, los aportes para la salud equivalente al 4% de su sueldo básico el patrono pagará el 8% para un total del 12%.

9. AFILIACIÓN A LA ARP: Se deben afiliar obligatoriamente los trabajadores independientes, nacionales o extranjeros vinculados como servidores públicos jubilados o pensionados que se incorporen a la fuerza laboral. El trámite de vinculación se llena teniendo en cuenta, las actividades desarrolladas por la empresa, número de trabajadores, clase de afiliación. la empresa pagará mensualmente el valor de acuerdo a las cotizaciones realizadas.

10.OBTENCIÓN DE LIBROS DE COMERCIO: El registro de los libros de comercio es una obligación legal que permite su utilización como medio de prueba privilegiado a particulares y organismos oficiales, y evita a los comerciantes la imposición de multas. En los libros de comercio se inscribirán los libros de actas de juntas de socios, libros de contabilidad, libros auxiliares.

INCOTERMS

Son normas acerca de las condiciones de entrega de las mercancías. Se usan para dividir los costes de las transacciones comerciales internacionales, delimitando las responsabilidades entre el comprador y el vendedor. Estas se dividen en 4 grupos: El grupo de las E, F , C, D.

1. EXW(En fábrica): La mercancía se elabora en la fábrica y se entrega en la fábrica.

2. FCA(Franco transportista): Se pacta donde se va a entregar la mercancía y el vendedor paga los costos.

3. FAS(Franco al costado del buque): El vendedor lleva la mercancía al costado del buque donde termina su responsabilidad.

4. FOB(Franco a bordo):Responsabilidad del vendedor hasta que la mercancía está en el buque.

5. CFR(Costo y flete): Vendedor paga todo hasta que esté cargando el buque.

6. CIF(Costo seguro y flete): Responsabilidad del vendedor hasta el buque.

7. CPT(Transporte pagado hasta): El riesgo del vendedor va hasta que le entrega la mercancía al comprador.

8. CIP(Transporte y seguro hasta): El riesgo del vendedor va hasta que el transportador reciba, si pasa algo arriba del buque es problema de la empresa transportadora.

9. DAF(Entregado en frontera): El riesgo del vendedor va hasta poner la mercancía en la frontera del país de destino.

10. DES(Entregada sobre buque): La responsabilidad del vendedor termina cuando entrega la mercancía encima del buque.

11. DEQ(Entrega en muelle): El riesgo del vendedor va hasta que coloca la mercancía en el muelle, antes de subirla al buque.

12. DDP(Entregada de derechos pagados): Comprador se encarga de todo el proceso.

13. DDU(Entregada derechos no pagados): El riesgo del vendedor va hasta que coloca la mercancía en el lugar de convenio.

ZONA FRANCA

Son establecimientos públicos del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, prestarán un servicio público y no perseguirán fines de lucro.

Las zonas francas se ubicarán en áreas delimitadas por los estatutos respectivos y gozan de normatividad aduanera especial. Existen dos tipos de zonas francas:

1. ZONA FRANCA COMERCIAL: Promueve y facilita el comercio internacional de artículos producidos dentro o fuera del territorio nacional.

2. ZONA FRANCA INDUSTRIAL: Promueve y desarrolla el proceso de industrialización de bienes destinados fundamentalmente a los mercados externos.

Las zonas francas no pagarán impuesto, contribuciones, gravámenes, rentas de carácter nacional.

Por otro lado, el gobierno debe colaborar en lo siguiente:

Brindar a las zonas francas buenas condiciones para competir con eficacia, estrictos controles para que los productos almacenados no ingresen ilegalmente al país, facilitar la exportación de bienes del resto del territorio aduanero a las zonas francas, determinar los bienes fabricados y almacenados en zona franca que pueden introducirse al mercado nacional.

Dentro del área de las zonas francas pueden haber instituciones financieras bajo la vigilancia de la superintendencia bancaria , la cuál limitará las operaciones de ésta.

A LA HORA DE EXPORTAR

A la hora de exportar se deben tener muchas cosas en cuenta para no tener inconveniente alguno a la hora de hacer los respectivos procesos antes de que el producto llegue a su lugar de destino, pero todo esto lo podemos resumir en 4 bases para que todo salga bien, los cuales son:

1. LA CALIDAD DEL PRODUCTO: Para ganar mercado rápidamente se debe tener certeza de la calidad del producto que se está elaborando y que se va a enviar, ya que si no se ofrece un producto de buena calidad, no se hace nada porque será más lo que se demorará el producto en llegar a su lugar de destino que lo que se demorarán sus consumidores en difundir la mala imagen del producto y de la empresa que está comercializando el producto de mala calidad, que obviamente no satisface las mínimas necesidades del consumidor. Por eso es que la calidad del producto es un factor muy importante a la hora de hacer una exportación.

2. PERFIL DEL PAÍS IMPORTADOR: Este factor consiste en saber elegir la mejor opción a la hora de hablar del mercado al cual introducir dicho producto, el cual será seleccionado luego de ver las necesidades básicas de su población y observar si son satisfechas o no con la oferta de su país, como por ejemplo, el perfil de Colombia es que es un país sumamente agricultor y tiene muchas riquezas naturales, pero necesita una mano cuando se habla de las nuevas tecnologías para desarrollarse.

3. PERFIL BÁSICO DEL CLIENTE: Dentro de la opción de el mercado se debe hacer una segmentación de mercado para saber a que cantidad de personas va dirigido el producto, para esto se hace un estudio y recopila información que arrojen los datos que demuestren el perfil del cliente, en otras palabras saber que producto consume mas, que producto quisiera tener en el mercado, que producto no satisface sus necesidades, etc.

4. CARACTERÍSTICAS RELATIVAS AL MERCADO: Aquí se debe hacer una minuciosa investigación de muchos factores que influyen en ese mercado a la hora de hacer una negociación y a la hora de la producción. Entre las cosas que se deben investigar y analizar son: La competitividad del mercado, controles de importación, diferencias culturales, economía, modificaciones para adaptar la producción, precio del producto, acciones y fechas establecidas, entre otras.

PLANEACION ESTRATÉGICA

Es una herramienta o un método de mucha eficiencia que se utiliza a la hora de llevar a cabo los objetivos planteados de cualesquier organización, por ende en este proceso se determina lo que tiene que ver con la visión, misión de la empresa, ademas se formulan tanto los objetivos generales como los específicos y se manifiestan los planes estratégicos a seguir para lograr los objetivos de la empresa.

Dentro de la planeacion estratégica se maneja un proceso administrativo el cual está compuesto por 4 factores, que son los siguientes:

• Planeacion, se refiere al planear lo que se va a realizar.
• Organización, es el hacer.
• Dirección, es verificar en el proceso.
• Control, es actuar en lo planeado.

El realizar una planeacion estratégica permite darle sentido y estructura a los procesos de calidad total, elevar la eficiencia de la empresa, actualizar renovar e integrar a los cuerpos directivos y la mas importante es satisfacer a los clientes y a su personal.

PLAN DE ACCIÓN

Es un proceso que se genera a partir de unos aspectos positivos o negativos internos o externos con el objeto de crear actividades que conlleven al mejoramiento continuo de la organización.

Sin embargo los planes de acción podrían tomarse como planes de contingencia atraves de la verificación de posibles fallas en procesos de la organización.